우리대학 모든 공간사용 서면 신청이 폐지돼 학생들이 자치활동 운영에 불편을 겪었다. 서면으로만 공간대여 신청이 가능한 3월 첫째 주 수강 정정 기간에 강의실을 대여할 수 없게 됐기 때문이다. 동아리 OT 등이 몰리는 3월 초 ECC, 학관 등 대형 강의실을 대여할 수 있는 방법이 사라지며 학생들이 불편을 겪고 있다.

총무처 총무팀에서는 2023년 11월1일부터 공간사용 신청 방법이 바뀌었다고 공지했다. 가장 크게 달라진 것은 공간사용 서면 신청 폐지다. 서면 신청은 사용 2일 전~당일 해당 행정실에 서면으로 공간대여를 신청하는 방식이다. 이에 학생들은 이화포털정보시스템(eportal.ewha.ac.kr·유레카)을 통해서만 이용 3일 전까지 공간사용을 신청할 수 있게 됐다.

동아리 운영진 박지연(휴기바·19)씨는 “서면 신청 폐지 공지가 올라왔을 때 관련 조치가 취해질 줄 알았는데 그게 아니었다”며 불편을 호소했다. 이은빈(영문·22)씨는 “(행정실에 문의했지만) 실질적으로 비어 있는 공간을 사용할 수 없다는 답변을 받아 불편을 겪었다”고 말했다. 

학생들은 공간대여 방법이 없어 신청 없이 빈 강의실을 사용해야 했다. 이씨는 “수강 정정 기간 유레카로 예약할 수 없어 불가피하게 그냥 비어 있는 공간을 사용했다”고 말했다. 석지우(서양화·23)씨는 “중앙동아리처럼 동아리방이 크지 않은 동아리는 ECC나 학관 같은 큰 강의실이 필요한데, 학기 초에는 해결 방안이 마련되지 않은 것 같다”고 말했다. 

단과대학(단대)별 다른 대처도 학생들의 혼란을 빚었다. 이화·포스코관, 신공학관 등 단대 건물 사용은 각 단대에서 관리한다. 모든 건물 사용 시 서면 신청을 폐지한다는 공지와 달리 일부 단대 건물은 3월에도 서면 신청을 허용했다. 박씨는 “단대마다 서면 신청을 허락해주는 행정실이 있고, 허락해 주지 않는 곳이 있어 혼란스러웠다”며 “결국 서면 신청을 허용하는 곳을 찾아 당일 가보니 빈 강의실을 찾아온 타 동아리가 이미 사용중이었다”고 말했다.

총무처 총무팀 노정희 과장은 “보다 체계적인 공간관리를 위해 서면 신청을 폐지했다”고 말했다. 노 과장은 “ 비품신청, 공간 세팅 등 공간예약 후 관리할 시간이 필요해 예약 후 사용까지 3일정도 여유가 있는 유레카신청으로 대체했다”고 말했다. 당일에 신청하게 되면 관리에 차질이 생기기 때문이다. 

원칙은 유레카 예약이지만 예외적인 경우만 서면 예약을 받았다. 노 과장은 “부득이한 상황이 아님에도 당일에 서면 신청하는 경우가 늘어나 공간 관리 측면에서 서면 신청을 폐지하게 됐다”고 말했다.