유레카(EUREKA, Ewha womans University Research Education Knowledge Administration) 통합행정시스템(유레카 시스템)이 10월29일 가동됐다. 유레카 시스템은  RIA(Rich Internet Application, 인터넷 창 하나에서 ‘새로 고침’을 하지 않은 채 작업을 수행할 수 있는 기능) 기술을 기반으로 이루어졌다. 이 시스템은 업무 효율성을 향상시키기 위해 작년 1월부터 정보통신처가 개발한 시스템으로, ▲학사 ▲일반행정 ▲연구산학 ▲경영정보 등 교내 시스템 전반이 기존과 크게 달라졌다. 현재 4개의 시스템 중 연구산학, 학사, 행정 시스템이 구동된 상태며, 경영정보시스템은 추가 점검으로 2주 뒤 가동될 예정이다. 본지는 본격적 구동에 앞서 유레카 시스템의 핵심적인 변화 내용을 살펴본다.


△수강 포트폴리오 기능 및 상담관리시스템 신설로 편리해진 학사 시스템

학교생활 전반에 해당하는 학사 시스템은 ▲수강 포트폴리오 관리 프로그램 신설 ▲공학인증시스템 통합 ▲경력개발관리시스템 통합 및 개선 등으로 기존 인트라넷에서 진행하기 어려웠던 업무를 해결할 수 있게 됐다.

학생에게 가장 실질적인 도움을 주는 변화는 수강 포트폴리오 관리 프로그램이다. 이 프로그램은 개인별로 교과이수과정 기준표를 제공하며 학생은 이를 토대로 졸업요건 충족 현황을 실시간으로 열람할 수 있다. 이는 기존의 인트라넷에 없던 기능으로 학생이 자신의 졸업요건을 학교 홈페이지를 통해 직접 확인하고 졸업가능여부를 계산해야 했던 불편을 개선한 것이다.

또한 유레카 시스템을 도입한 후 크롬, 파이어 폭스 등 다른 브라우저를 통해서도 본교 포털사이트에 접속할 수 있게 됐다. 이로써 익스플로러보다 다른 브라우저의 사용 비중이 높은 해외에서도 본교 포털사이트에 쉽게 접속할 수 있을 뿐만 아니라 아이패드 등의 태블릿  PC로도 접속 가능하다..

등록금 납부 및 장학금 수혜 결과도 바로 확인이 가능하다. 유레카 시스템은 회계 시스템을 연계해 학생들이 가상계좌를 통해 등록금 및 장학금 관련 결과를 실시간으로 조회할 수 있게 한다. 온라인과 방문을 통해서만 신청할 수 있던 학생상담센터 상담 신청도 SNS를 통한 신청이 가능해졌고 상담 내용에 대한 피드백을 온라인으로도 받을 수 있게 됐다.


△ 펌뱅킹 및 구매대행 사이트 도입으로 업무처리 신속해진 일반행정 시스템

학교 내 전산업무에 해당하는 일반행정 시스템은 ▲펌뱅킹(firm banking, 컴퓨터를 활용한 자금관리 서비스) 도입 ▲채용시스템인 풀(Pool, 상시 지원자를 받고 지원자의 정보를 보관해 입사기회를 제공하는 방법) 도입 ▲교직원 대상 개인 법인카드 발급 등을 토대로 행정업무 처리에 소요되는 시간을 단축했고 부서 간 온라인 교류가 가능하도록 전환됐다.

가장 주목할 만한 변화는 펌뱅킹을 도입해 예산지불 및 수입정산 절차를 간소화 한 것이다. 펌 뱅킹을 이용하면 직접 서류를 제출하고 승인을 받아야 했던 기존의 절차를 온라인으로 진행하게 돼 결의서 작성부터 예산 수령까지 소요되는 시간을 단축할 수 있게 된다.

뿐만 아니라 구매대행 사이트를 구매절차의 일부로 도입함으로써 구매업무 또한 신속해진다. 물품구매 담당자가 구매대행 사이트를 이용할 경우 기관별로 구매해야 하는 품목을 통일하고 이를 한꺼번에 구매할 수 있기 때문이다. 그 결과, 한 번의 구매절차만으로 필요한 물품을 구매할 수 있어 불필요한 과정이 생략될 뿐 아니라 구매 단가 역시 저렴해진다.


△연구자 중심 설계를 통해 효율성이 높아진 연구산학 시스템

연구과제 및 연구행정으로 구성된 연구산학 시스템은 ▲특허관리시스템 구축 ▲입력된 데이터의 연계 구축 ▲연구원 변동이력 관리와 인․학사 시스템 연계 등 여러 데이터와 시스템을 연계해 업무의 효율성을 높였다.

가장 눈에 띄는 변화는 특허관리시스템을 구축해 지식재산의 창출부터 기술의 사업화까지 연구 전 단계를 통합적으로 관리할 수 있게 됐다는 점이다. 기존의 시스템은 각각의 연구업무가 별개의 작업으로 구분돼 전체 과정을 관리하기 어려웠다. 유레카 시스템을 이용하면 발명신고 절차가 단순해질 뿐만 아니라 온라인으로 특허신청 서류를 제출하는 출원진행 시스템을 통해 특허신청절차 자체를 빠르게 진행할 수 있게 된다.

또한 시스템 전반이 연구자 중심으로 구성돼 관련 기관에 연구 과제를 신청하는 것부터 연구 성과를 관리하는 것까지 연구 업무의 전 주기를 관리할 수 있는 기능이 추가됐다. 더불어 증빙서류를 제외한 나머지 서류를 온라인 시스템으로 입력하거나 파일로 탑재할 수 있도록 시스템 구조를 전환해 서류 제출 절차가 최소화됐다.


△ 유레카 시스템 구동 초기 접속 불량 문제 발생해 학생들 불만 제기

한편, 일부 학생은 유레카 시스템 이용에 어려움을 겪고 있는 것으로 나타났다. 이들은 유레카 시스템 구동으로 인해 사이트 로딩 속도 저하와 학교와 관련된 일부 사이트 로그인에 어려움을 겪었다.

ㄱ씨는 “유레카 시스템 이용에 필요한 프로그램을 설치했지만 여전히 사이트에 접속할 수 없어 보충채플과 체력단련실 프로그램을 신청하지 못했다”며 “사파리와 크롬에서 사이트를 접속할 수 있게 된 것은 좋지만 시스템을 학기 중에 갑작스럽게 도입해 당황스럽다”고 말했다.

정보통신처는 현재 유레카 시스템을 보완 중이며 이를 이용하기 위한 자바 프로그램의 수동설치를 자동화하는 방안을 고민하고 있다고 밝혔다.

유레카 시스템 이용방법은 포털사이트(potal.ewha.ac.kr) 내 ‘유레카 QnA 게시판’에서 확인할 수 있으며 시스템 이용과 관련해 도움이 필요한 학생은 유레카 헬프데스크(3277-7000)로 연락하면 된다.